Bagaimana Saya Memulai Pendataan Aset Saya?

Pelacakan Aset - Bagaimana Saya Memulainya?

1. Membuat Daftar Master Aset Anda - Anda mungkin sudah memiliki ini , daftar semua aset dalam organisasi atau perusahaan yang ingin Anda lacak. Kami menyarankan menyiapkan daftar di Microsoft Excel, sehingga Anda dapat mengimpor nanti ke dalam sistem pelacakan aset. Daftar  harus menyertakan nomor unik untuk setiap aset. Hal ini dapat nomor urut yang ditetapkan oleh pabrikan, atau nomor unik yang Anda tetapkan. Daftar Aset perlu menyertakan deskripsi tentang apa yang merupakan nomor unik, dan informasi lainnya yang mungkin berhubungan dengan bisnis Anda sehubungan dengan aset individu.


2. Mendapatkan tepat Aset Label / Tags dengan Barcode - tag aset ini yang Anda gunakan akan sangat penting untuk pengoperasian sistem pelacakan aset, karena berisi nomor referensi untuk informasi tentang aset dalam database. Anda perlu memastikan bahwa ukuran dan daya tahan label sesuai untuk aset Anda penandaan. Berikut adalah beberapa isu penting yang Anda perlu menyadari:

     * Label adalah yang paling umum. Seringkali, barang datang dengan nomor seri atau kontrol dan dicetak  bar-kode pada tag dari produsen. Jika label tahan lama dan dapat diakses, Anda dapat menggunakan label yang ada. Sebagian besar aset pelacakan paket software datang dengan kemampuan untuk mencetak barcode. Di sini adalah penting bagaimana dapat bertahan lama.

         Jika kode bar label dari produsen tidak cukup tahan lama atau ukuran yang tidak tepat, maka Anda dapat menggunakan printer barcode khusus untuk melakukan pekerjaan. Kami menyarankan printer barcode Zebra atau Intermec, karena mereka memiliki berbagai macam ukuran label stok dan bahan dengan panas tinggi, tahan kimia. Kami juga menawarkan label dengan perekat tambahan. Ini tidak cukup baik untuk aplikasi peralatan tangan yang akan kita bahas di bawah ini, tetapi ini memberikan ketahanan sedikit lebih baik.
Anda mungkin memutuskan untuk membuat Master Daftar Aset Anda dengan melakukan inventarisasi awal menggunakan barcode scanner portabel. Dalam hal ini,  akan menghemat banyak waktu. Anda akan menempatkan label pada aset, scan, scan lokasi, kemudian masukkan deskripsi dan nomor seri menggunakan tag pabrikan barcode atau memasukkan dalam nomor seri. Lalu masukkan deskripsi menggunakan pad tombol pada perangkat.
3. Putuskan Apakah pendataan aset ini akan berdasarkan Lokasi atau berdasarkan Karyawan .Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan menjalankan sistem sejauh mana aset digunakan. Sebagai contoh, Anda mungkin memutuskan bahwa seluruh sistem akan "berbasis lokasi". Ini berarti bahwa Anda akan menetapkan aset ke lokasi, seperti ke ruangan, bangunan, atau departemen. Menggunakan penugasan berbasis lokasi bekerja dengan baik untuk barang-barang yang sulit untuk bergerak, seperti mesin fotocopy, furnitur, rak server dan peralatan besar lainnya.
Untuk  aset portabel, Anda mungkin memutuskan untuk menggunakan "berdasarkan karyawan ". Misalnya, Anda dapat menetapkan alat, komputer laptop, monitor dan ponsel langsung kepada karyawan yang akan menggunakan mereka. Idenya adalah untuk dapat melacak "orang yang bertanggung jawab" atas aset yang ditugaskan kepada mereka, tetapi tidak dapat ditemukan.
Ini adalah terserah anda untuk menggunakan kedua metode pada waktu yang sama. Jika Anda berpikir tentang hal ini, seorang karyawan yang selalu berpindah pindah tempat kerja. Sebagai contoh, laptop ini di lokasi Marjono, di mana marjono adalah orang yang bertanggung jawab atas keamanan dan akuntabilitas laptop tersebut. sehingga kita telah memutuskan  Marjono untuk memelihara dan bertanggung jawab atas keamanan aset tersebut, sehingga metode ini menjadi sangat efektif dalam melindungi terhadap kehilangan.
4. Membuat Barcode untuk Lokasi dan / atau Karyawan - Kita dapat menghemat waktu dengan memindai jumlah aset, memindai karyawan atau lokasinya juga. Ini berarti bahwa setiap orang bertanggung jawab terhadap suatu aset harus memiliki barcode di kartu ID mereka. Jika Anda akan melakukan pengecekan aset bergerak, setiap lokasi atau departemen  harus memiliki barcode juga.
Dalam membuat barcode karyawan atau lokasi tergantung kreatif anda. Anda dapat menggunakan angka atau karakter yang berhubungan dengan nama karyawan atau deskripsi lokasi. Sebagai contoh, membuat barcode  "MARJONO" atau "BLDG47R16" untuk mewakili departemen atau Kamar 16 di Gedung 47.

   1. Pilih Asset Tracking Software - Ada berbagai fitur paket perangkat lunak pelacakan aset yang tersedia. Sangat penting untuk mengetahui beberapa paket perangkat lunak yang berbeda sehingga Anda memahami fitur mereka, dan yang terbaik akan memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan penting untuk menjawab sebagai aset tinjauan Anda pelacakan perangkat lunak:

          * Apakah database perangkat lunak memiliki semua kolom untuk catatan aset yang saya butuhkan untuk melacak? Pastikan bahwa perangkat lunak telah menyediakan dalam databasenya untuk semua yang anda butuhkan untuk merekam tentang aset anda. Misalnya, jika anda merasa penting untuk log jika akan melakukan pendataan atau peng editan data, pastikan software itu memiliki fitur langsung atau "definisi user" lapangan untuk dapat menggunakan gunakan  informasi tersebut.
          * Apakah menggunakan scanner barcode portabel terintegrasi yang dapat digunakan untuk melakukan inventarisasi aset? Anda akan membutuhkan ini karena anda harus memasukkan data ke dalam PC desktop meskipun ketika Anda berada di lokasi tempat aset berada. Beberapa perangkat lunak pelacakan aset tidak memiliki kemampuan ini, jadi pastikan Anda setidaknya bisa mengimpor file teks dari jumlah aset dan lokasi ke dalam software pelacakan aset.
          * Apakah software memberikan laporan informasi yang penting bagi saya? Ini penting bahwa Anda mendapatkan informasi dari sistem yang tepat waktu dan akurat. Pastikan bahwa perangkat lunak menawarkan berbagai laporan - dari inventaris aset berdasarkan lokasi, oleh departemen, oleh kelas, oleh karena pemeliharaan, dll Pastikan juga memungkinkan Anda mendesain laporan yang Anda inginkan, menunjuk informasi apa yang ingin ditampilkan .
          * Dapatkah saya menginstal database pada jaringan? Awalnya, Anda dapat memilih untuk mengatur pelacakan aset program pada PC desktop yang berdiri sendiri. Kami menyarankan Anda pastikan perangkat lunak yang Anda pilih memungkinkan Anda untuk menyimpan database pada server jaringan, sehingga dapat didukung dengan sisa data organisasi Anda. Anda juga ingin memastikan bahwa Anda dapat menambahkan workstation tambahan - berjalan pada waktu yang sama. Anda tidak harus membuang sofware anda dan menggantinya dengan yang baru, tapi yang penting bahwa perangkat lunak memiliki kemampuan dalam kasus Anda dan bisa di update berdasarkan kebutuhan anda..


Setelah Anda memilih dan membeli perangkat lunak pelacakan aset Anda, impor Daftar Induk Aset  Excel worksheet. Ini akan membantu peng inputan data ke software sehingga Anda tidak perlu secara manual mengetikkan semua informasi untuk setiap aset. Jika Anda memiliki data lokasi dalam Daftar Master, Anda bisa melakukan perubahan lokasi. Tapi pertama, Anda harus memastikan semuanya ditandai.

Dalam Hal ini kami kami tawarkan dan sarankan anda untuk memakai software kami yang tentunya telah teruji kehandalannya yaitu Andalas Redcoad Asset Tracker,  www.andalastechnology.com

Setelah Anda memiliki perangkat lunak, tag Anda dan daftar master, Anda dapat melihat apa yang dibutuhkan dalam menjalankan sistem pelacakan aset barcode.

PT Andalas Technology
Jl. H Nawi Raya No 52B
Radio Dalam - Jakarta Selatan

Kenapa kita harus mendata aset?

Jawaban singkatnya adalah untuk menghemat uang.

Setelah menggunakan sistem pelacakan aset dengan barcode yang diisi dengan data aset dan lokasi, Anda akan selalu tahu di mana aset Anda dan berapa lama mereka telah di sana. Anda dapat menghasilkan laporan yang berharga untuk mengelola aset dan biaya yang terkait dengan mereka. Manfaat yang jelas dari sistem pelacakan aset dengan barcode adalah  mengurangi kejadian menghilangnya aset anda. Tapi lebih lanjut, pemahaman lokasi, status dan pemanfaatan aset dalam organisasi akan menghemat uang. 
 
Begini caranya:

1. Barang tidak digunakan dan Jarang Digunakan - Pemanfaatan laporan dari sistem pelacakan aset akan mengidentifikasi aset yang jarang atau tidak pernah digunakan. Jadi, barang yang tidak digunakan dapat dihilangkan dari persediaan aset aktif, untuk menghilangkan biaya yang terkait dengan menyimpan dan memeliharanya. Barang seperti ini dapat ditargetkan untuk penghapusan atau menggantinya dengan peralatan lain yang memiliki fungsi lebih.

2. Barang Sering Digunakan  - Aset yang seing digunakan ini bila bermasalah jelas beresiko ke dalam bisnis atau perusahaan. Karena dapat diasumsikan bahwa aset ini sangat penting untuk pengoperasian perusahaan, setiap perubahan status aset ini '(seperti kenaikan permintaan atau penurunan ketersediaan) dapat menyebabkan gangguan bisnis. Karena pengoperasian mereka yang tinggi, pemeliharaan, kalibrasi dan up-waktu aset tersebut kritis. Mengidentifikasi aset ini akan memungkinkan Anda untuk lebih efektif dalam merencanakan atau kegiatan yang dibutuhkan untuk menjaga alat tersebut terus beroperasi. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk men-stok alat-alat ini dan sparepart dari peralatan yang paling sering Anda gunakan ini untuk peningkatan kegiatan perusahaan anda secara keseluruhan.

3. Panjang Check-Out - Sering kali, karyawan akan memakai sebuah peralatan atau alat lebih lama dari yang diperlukan. Hal ini dapat menyebabkan gangguan dalam ketersediaan alat. Hal ini juga dapat menyebabkan menumpuknya peralatan yang diperlukan  saat aktivitas perusahaan. Sistem pelacakan aset  memungkinkan Anda untuk mengatur atau mengawasi kembali tempat dan waktu aset  digunakan oleh orang lain.

4. Penggunaan Aset oleh Departemen -  Sistem pelacakan Aset memberi Anda cara yang mudah dan akurat untuk menentukan waktu dan total penggunaan setiap aset oleh departemen, untuk membagi biaya yang tersedia, sehingga tidak dibebankan pada satu departemen saja.

5. Mengetahui Penyusutan Aset - Dengan mengetahui  data lancar tidaknya sebuah aset dapat membantu Anda membuat keputusan perbaikan dan pemeliharaan. Seringkali, biaya perbaikan akan melebihi nilai sisa aset. Anda akan memiliki informasi lebih dalam membuat keputusan pengeluaran modal.

6. Semua Informasi Aset Detail di Satu Tempat - Pemeliharaan Terjadwal, Kalibrasi Persyaratan, Software / Firmware Revisi, dan informasi aset lainnya dengan rinci dapat ditarik sampai dengan memindai barcode aset atau memasukkan dalam jumlah aset. Anda dapat menjalankan laporan perawatan , kalibrasi karena kemampuannya ini membuat penjadwalan semua jenis pemeliharaan menjadi mudah!

Kedengarannya logis, kan? 
Nah, bila anda ingin mengetahui lebih lanjut, anda dapat menghubungi kami. Dengan product software Redcoad Asset Tracker kami yang terbaru dan perangkat hardware Intermec kami berjanji membuat pendataan Aset anda menjadi sangat mudah.
Hormat kami
PT Andalas Technology
Jl. H Nawi Raya No. 52B
Radio Dalam - Jakarta selatan