Dengan asumsi bahwa Anda sudah mengikuti panduan inventory ini, berarti sejauh ini anda telah melakukan hal berikut ini:
1. Membuat suatu Daftar Master Item di Microsoft Excel yang menyertakan setidaknya nomor item dan deskripsi.
2. Memasang barcode pada persediaan yang ada, pastikan bahwa nomor item pada barcode dari pemasok padan dengan Item Daftar Induk
3. Memasang barcode pada semua lokasi di gudang atau ruang penyimpanan.
4. Memilih perangkat lunak inventory dan scanner barcode portabel.
5. Mengimpor Daftar Master Item ke dalam perangkat lunak inventory PC desktop yang Anda pilih pada langkah 4 di atas.
Bila benar langkah langkah diatas telah dilakukan, maka selanjutnya:
* Lengkapi stok awal - Sekarang Anda harus memindai semua item dan lokasi untuk bahan-bahan yang Anda miliki dalam persediaan. Bagian ini cukup mengganggu operasi normal bisnis , tetapi Anda dapat melakukannya secara efektif jika Anda mengikuti panduan ini:
* Pastikan Anda memiliki cukup staf dan scanner. Sebagai aturan praktis, satu operator bisa menangani 30 rak per jam jika hanya ada satu item di setiap lokasi rak. Jika lokasi Anda memiliki beberapa nomor item yang unik di dalamnya, menganggap bahwa mereka dapat memindai 80 item nomor unik per jam. Catatan: Perkiraan ini harus konservatif, namun sangat penting untuk memastikan bahwa anda harus menyelesaikannya dengan cepat dan benar karena Anda akan ingin meminimalkan gangguan bisnis.
* Memiliki rencana. Apakah persediaan secara sistematis, dari satu ujung gudang yang lain. Cobalah untuk menyelesaikan seluruh bagian pada satu waktu. Tandai lokasi dengan "bendera" seperti post-it atau titik merah stiker untuk menandakan persediaan dari lokasi ini telah selesai. Jika tidak mungkin Anda dapat mematikan gudang untuk jumlah waktu yang diperlukan untuk melengkapi persediaan, pertimbangkan menarik persediaan yang diperlukan untuk bisnis Anda untuk berjalan sementara persediaan sedang diselesaikan. Masukkan bahan-bahan di tempat tertentu, dan anda harus memiliki daftar petunjuk tentang apa yang ada di sana. Dengan cara itu, karyawan Anda dapat menarik dari saham yang melakukan pekerjaan mereka saat Anda menyelesaikan inventarisasi. Pada akhirnya, Anda akan menghitung bahan tertinggal di daerah itu, masukkan nomor item dan kuantitas asli, kemudian lepaskan jumlah masing-masing yang digunakan selama persediaan itu berlangsung.
* Rekonsiliasi persediaan pada bagian akunting terhadap jumlah persediaan yang anda dapat. Pada awalnya, perbedaan antara akuntansi persediaan dan persediaan yang sebenarnya akan sangat besar. Perencanaan untuk melakukan validasi ini sebelum Anda benar benar berjalan dengan proses inventaris Anda, akan memberi Anda kesempatan untuk spot-check setiap perbedaan mencolok antara keduanya.
Perangkat lunak Inventory dan Barcode Scanner telah menjadi lebih murah selama 5 tahun terakhir ini. Seperti yang mungkin Anda harapkan, kemampuan perangkat lunak ini adalah kebalikan dari harga. Harap dicatat bahwa untuk 2 kategori pertama di bawah, scanner barcode mobile akan menjadi "batch" pemindai. Itu berarti bahwa Anda akan mengumpulkan data persediaan menggunakan pemindai, kemudian kembali ke PC dan menariknya keluar. Kategori ketiga sistem termasuk "nirkabel" sistem, di mana scanner barcode mobile menghubungkan ke database pada jaringan yang menggunakan koneksi WiFi.
Ada 3 kategori umum perangkat lunak persediaan:
Yang termurah - Hanya berjalan pada pemindai barcode seluler. Memberikan Anda kemampuan untuk mengambil data persediaan - penerimaan , menyingkirkan, memindahkan dan pengiriman (hanya kata lain untuk dibawa keluar dari persediaan). Bila Anda telah mengumpulkan data, Anda kembali ke PC desktop dan tarik keluar file data dari barcode scanner mobile. Dari sana, Anda dapat membukanya di Microsoft Excel, atau impor ke dalam program database seperti Microsoft Access, SAP atau Oracle. Walaupun hal ini secara bertahap berubah, sebagian besar program yang paling murah hanya akan memberikan informasi nomor item. Itu berarti bahwa ketika Anda membuka file, tidak akan ada informasi deskriptif tentang item yang akan dipindai. Anda akan perlu referensi silang informasi ini dengan Daftar Induk untuk datang dengan deskripsi barang.
Petunjuk: Jika Anda memiliki Daftar Induk di Microsoft Excel, hanya mengimpor data dari barcode scanner mobile ke worksheet lain dalam workbook Excel. Kemudian menulis makro yang sederhana dengan menggunakan fungsi VLOOKUP untuk menyalin deskripsi dari Daftar Induk ke lembar yang berisi data barcode scanner mobile.
Anggaran, Sistem Kendali - Jenis sistem yang memiliki baik barcode scanner mobile dan program desktop dengan kemampuan untuk menarik data dari pemindai. Program desktop memiliki kemampuan untuk melakukan segala sesuatu yang dilakukan scanner barcode seluler, juga memberikan Anda kemampuan untuk menambahkan item, laporan , jumlah jadwal perputaran dll. Program desktop memiliki database inventaris, kemungkinan besar dapat di akses . Sistem ini sangat handal, penuh fitur dan lengkap. Mereka dapat mengimpor dan mengekspor data dengan sistem back-end yang mungkin Anda miliki. Dengan single-user sistem pada saat pertama, mereka dapat ditingkatkan ke beberapa pengguna yang terkoneksi ke database pada saat yang sama.
Sistem Kendali dan Menampilkan - Ini adalah keadaan-sistem dengan scanner barcode mobile nirkabel. Scanner terkoneksi dengan database secara real-time, dan melakukan update karena mereka terjadi sehingga database selalu up to date. Di sisi desktop, sistem ini cenderung multi-user, dan memiliki kemampuan untuk menentukan ukuran bin, mengambil feed dari sistem MRP atau sistem pemesanan untuk proyek kapasitas gudang dan perintah penggunaan item, dan banyak fitur lainnya yang akan diperlukan untuk pengelolaan gudang lengkap. Salah satu hal yang paling keren yang didapat adalah untuk operator untuk pemindai barcode pallet tunggal pada pengiriman masuk, dan disajikan dengan daftar item yang ada dalam palet, dan rekomendasi membuka lokasi dimana barang itu akan disimpan.
Tentu, pilihan Anda terhadap perangkat lunak akan didorong oleh tujuan dan anggaran Anda. Yang paling penting adalah untuk mengambil waktu Anda dalam mendefinisikan kebutuhan Anda dan untuk melengkapi evaluasi menyeluruh dari program demo yang disediakan oleh produsen. Perlu diketahui bahwa banyak dari program yang tercantum di atas dapat dimodifikasi oleh produsen untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Bagaimana cara memulai sistem persediaan dengan barcode?
Banyak perusahaan terpaku pada pemilihan perangkat lunak Inventory dan proyek ini terhenti pada ketidakmampuan dalam menganalisa.Jika anda menginginkan proses inventaris / prosedur / sistem bisa lebih baik, kami sarankan memulai dengan solusi dari kami dimana sistim ini sudah termasuk perangkat lunak, printer dan scanner barcode portabel. Berikut ini alasannya:
1. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuktikan kepada tim perusahaan Anda bahwa teknologi iniakan menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang.
2. Titik masuknya adalah murah dan setelah inventarisasi awal memberikan penghematan yang instan.
3. Jika Anda memutuskan untuk mengubah atau meng-upgrade sistem inventaris Anda di kemudian hari, semua informasi dari sistem dapat dengan mudah diimpor ke dalam sistem baru.
Terlepas dari software Inventory barcode atau barcode scanner yang Anda pilih, anda harus melakukan list sistem inventory barcode :
1. Buatlah daftar induk dari segala sesuatu yang mungkin di gudang atau di ruang penyimpanan. Hal ini akan meliputi nomor item, satuan ukuran dan deskripsi minimal. Hal ini juga dapat mencakup biaya pembelian, vendor, jumlah persediaan yang minimum (jumlah yang Anda harus selalu ada di tangan), dan informasi terkait lainnya yang berhubungan dengan item tersebut. Letakkan daftar di worksheet Microsoft Excel, karena dari sana Anda dapat menerapkan solusi persediaan tersebut
Jika Anda saat ini belum memiliki daftar induk bahan Anda harus dapat dengan mudah mendapatkannya dari pemasok Anda. Hanya meminta mereka (atau memberitahu mereka bahwa Anda akan berhenti memesan sampai Anda mendapatkannya). Ini akan meminimalkan waktu Anda untuk harus membuatnya sementara anda juga harus mengerjakan sistem ini.
2. Pasang barcode pada item persediaan dan lokasi. Kebanyakan produk yang berasal dari pabrik datang dengan barcode terpasang. Barcode ini memiliki nomor item ditulis dalam teks di bawah barcode. Jika sudah terpasang barcode, maka usaha Anda di sini mungkin bisa terbantu. Anda lakukan, bagaimanapun, harus memastikan bahwa barcode pada item cocok dengan jumlah item dalam daftar master Anda pada langkah 1 di atas.
Adalah suatu keharusan juga untuk mengatur dan mencetak label barcode dalam fasilitas tersebut. Bahkan jika semua bahan Anda berasal dari vendor anda dengan barcode yang tepat, Anda masih akan menemukan bahwa Anda harus membuat label untuk lokasi dan i label-label untuk barang kembali dari waktu ke waktu.
Ada berbagai metode yang dapat digunakan untuk mencetak barcode. Kami merekomendasikan alternatif biaya terendah untuk memulai - font barcode. font Barcode memberi Anda cara yang murah dan fleksibel untuk mencetak label cepat dengan resolusi tinggi dan investasi awal yang rendah.
Barcode lokasi adalah penting karena tujuan dari sistem persediaan adalah untuk mengetahui tidak hanya apa yang Anda miliki, tetapi untuk dapat mengatakan secara akurat di mana itu semua, artinya Anda bisa mendapatkan efesiendi dengan barcode lokasi. Mari kita lihat sebuah contoh:
Katakanlah bahwa Anda memiliki gudang dengan 2 pintu pengiriman, 6 lorong rak, dengan rak penyimpanan di setiap sisi lorong. Bila Anda menerima persediaan untuk dermaga, Anda mungkin menggunakan barcode lokasi "DOCK1" atau "DOCK2" untuk menunjukkan bahwa bahan-bahan yang ada di balik pintu tersebut. Jika Anda pergi untuk menempatkan mereka , Anda mungkin menempatkan mereka di lokasi "A3-S6-B4", yang merupakan gang 3, rak 6, tingkat 4. Hal yang penting untuk dipahami di sini adalah bahwa barcode lokasi tidak hanya harus dipahami oleh sistem persediaan (tidak benar-benar peduli selama barcode lokasi yang unik dan yang dapat dibaca), tetapi juga bahwa itu berarti sesuatu untuk karyawan yang menempatkan atau mengambil barang.
Langkah-langkah ini akan mengambil sedikit waktu, tetapi kabar baiknya adalah bahwa ini adalah bagian tersulit (dari sudut pandang kerja aktual) untuk menyusun sistem persediaan barcode. Cobalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki setidaknya waktu yang cukup untuk menjalankan secara menyeluruh tentang proses ini. Pastikan bahwa harapan semua orang realistis tentang tingkat usaha yang diperlukan untuk langkah ini.
Mengapa kita harus menggunakan software dan sistem pelacakan barcode? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, mari kita bahas apa itu inventory, dan mengapa penting untuk business.
Menurut Webster, Inventory didefinisikan sebagai "daftar terperinci aktiva lancar" dan "daftar barang di tangan".
Tidak peduli apa bisnis Anda, Anda kemungkinan besar memiliki inventarisasi barang - barang untuk dijual, bahan baku, produk jadi, peralatan, suku cadang, persediaan, dll Menggunakan sistem barcode untuk persediaan stok, maka efisien akan mencapai hal-hal berikut:
* Anda akan tahu apa yang Anda miliki dan dimana itu.
* Anda akan dapat menerima, menyimpan, memindahkan dan mengirim (untuk pengguna internal atau eksternal) semua item yang ada dalam persediaan.
* Anda akan mendapat laporan yang bersangkutan, up-to-date tentang tingkat stok, penggunaan, dan waktu pemesanan semua item dalam persediaan.
* Sangat mudah untuk memasukkan dan menerima data data.
* Hal ini membuat perhitungan perputaran menjadi mudah dan efisien.
* Ini akan mengirim data dengan mudah ke bagian akunting anda atau ke system akhir lainnya.
Dalam lingkungan yang kompetitif dewasa ini, bila anda mendapati stok yang minim untuk bahan bahan penting, dapat mengakibatkan masalah besar. Prinsip-prinsip manajemen persediaan telah merevolusi proses persediaan Just-In-Time (JIT) untuk perusahaan besar. Persyaratan JIT mengalir ke pemasok, dan semua orang distribusi jika JIT benar dilaksanakan di seluruh saluran distribusi.
Kebanyakan perusahaan kecil biasanya menempatkat banyak orang untuk menjaga keseimbangan stok mereka. Jika sistem persediaan adalah cukup, maka sisa uang yang ada akan dipakai untuk menambah persediaan . Secara umum, bahwa kebanyakan sistem saat ini memerlukan "safety stock", maka dengan cara kerja seperti ini kemungkinan data barang tertentu di suatu lokasi tidak begitu akurat . Hal ini dapat menyebabkan kelebihan pemesanan bahan saat ini digunakan dan scrapping dimana banyak sekali jumlah bahan yang menjadi kadaluarsa. Software inventory dengan scanner barcode untuk pelacakan dapat memecahkan masalah ini juga.