1. Membuat suatu Daftar Master Item di Microsoft Excel yang menyertakan setidaknya nomor item dan deskripsi.
2. Memasang barcode pada persediaan yang ada, pastikan bahwa nomor item pada barcode dari pemasok padan dengan Item Daftar Induk
3. Memasang barcode pada semua lokasi di gudang atau ruang penyimpanan.
4. Memilih perangkat lunak inventory dan scanner barcode portabel.
5. Mengimpor Daftar Master Item ke dalam perangkat lunak inventory PC desktop yang Anda pilih pada langkah 4 di atas.
Bila benar langkah langkah diatas telah dilakukan, maka selanjutnya:
* Lengkapi stok awal - Sekarang Anda harus memindai semua item dan lokasi untuk bahan-bahan yang Anda miliki dalam persediaan. Bagian ini cukup mengganggu operasi normal bisnis , tetapi Anda dapat melakukannya secara efektif jika Anda mengikuti panduan ini:
* Pastikan Anda memiliki cukup staf dan scanner. Sebagai aturan praktis, satu operator bisa menangani 30 rak per jam jika hanya ada satu item di setiap lokasi rak. Jika lokasi Anda memiliki beberapa nomor item yang unik di dalamnya, menganggap bahwa mereka dapat memindai 80 item nomor unik per jam. Catatan: Perkiraan ini harus konservatif, namun sangat penting untuk memastikan bahwa anda harus menyelesaikannya dengan cepat dan benar karena Anda akan ingin meminimalkan gangguan bisnis.
* Memiliki rencana. Apakah persediaan secara sistematis, dari satu ujung gudang yang lain. Cobalah untuk menyelesaikan seluruh bagian pada satu waktu. Tandai lokasi dengan "bendera" seperti post-it atau titik merah stiker untuk menandakan persediaan dari lokasi ini telah selesai. Jika tidak mungkin Anda dapat mematikan gudang untuk jumlah waktu yang diperlukan untuk melengkapi persediaan, pertimbangkan menarik persediaan yang diperlukan untuk bisnis Anda untuk berjalan sementara persediaan sedang diselesaikan. Masukkan bahan-bahan di tempat tertentu, dan anda harus memiliki daftar petunjuk tentang apa yang ada di sana. Dengan cara itu, karyawan Anda dapat menarik dari saham yang melakukan pekerjaan mereka saat Anda menyelesaikan inventarisasi. Pada akhirnya, Anda akan menghitung bahan tertinggal di daerah itu, masukkan nomor item dan kuantitas asli, kemudian lepaskan jumlah masing-masing yang digunakan selama persediaan itu berlangsung.
* Rekonsiliasi persediaan pada bagian akunting terhadap jumlah persediaan yang anda dapat. Pada awalnya, perbedaan antara akuntansi persediaan dan persediaan yang sebenarnya akan sangat besar. Perencanaan untuk melakukan validasi ini sebelum Anda benar benar berjalan dengan proses inventaris Anda, akan memberi Anda kesempatan untuk spot-check setiap perbedaan mencolok antara keduanya.