Pelacakan aset mengacu pada kemampuan untuk menemukan, mengidentifikasi, dan menetapkan aset ke lokasi, organisasi atau orang. Hampir semua entitas bisnis dan pemerintah memiliki peralatan mahal, peralatan elektronik dan saham unik. Sebuah sistem pelacakan aset memberi Anda kemampuan untuk mengetahui lokasi dan status dari aktiva dalam organisasi, dan memungkinkan Anda untuk melakukan analisis dari aset untuk menentukan status saat ini, pemanfaatan total, tingkat penyusutan dan persyaratan pemeliharaan.
Ingat bahwa Aset yang berbeda dari Inventory. Aktiva tersebut digunakan kembali, dan memiliki masa manfaat 12 bulan atau lebih. Contoh aset akan hal-hal seperti kunci-kunci torsi, komputer, mesin fotokopi dan forklift. Nilai mereka adalah disusutkan dari waktu ke waktu. Item persediaan dikonsumsi oleh organisasi dalam rangka melakukan bisnis.
Kebanyakan sistem pelacakan aset umum menggunakan program database pada PC desktop, scanner barcode dan unik, tahan lama dan barcode label nomor unik yang melekat pada aset tertentu. Aset program desktop PC memungkinkan pelacakan data deskriptif untuk dihubungkan dengan nomor label aset unik. Data ini dapat (tetapi tidak terbatas pada) hal-hal seperti produsen, deskripsi, lokasi, biaya, jadwal penyusutan, jadwal pemeliharaan dan revisi perangkat lunak.
* Bila Anda ingin persediaan semua aset di lokasi tertentu atau hanya ingin memeriksa log deskripsi dan lokasi aset Anda menemukan sambil berjalan di sekitar, Anda akan menggunakan barcode scanner portabel. Ini akan memungkinkan Anda untuk persediaan, bergerak dan menambah aset sebagai tanpa harus berada di dekat PC desktop. Umumnya, perangkat lunak pelacakan aset memungkinkan penggunaan scanner barcode "batch" portabel. Ini berarti scanner barcode akan menyimpan data dalam memori. Kemudian, Anda akan menarik data keluar dari barcode scanner portabel, dan impor ke dalam sistem pelacakan aset.
Sekarang bahwa Anda memiliki definisi pelacakan aset, waktu untuk melihat mengapa Anda harus menggunakan sistem pelacakan aset barcode.
Menjalankan Program Asset Barcode
Jika Anda telah membuat data lokasi - Jika Anda memiliki data lokasi pada Daftar Master Aset Anda, maka sistem anda sekarang sudah siap untuk dijalankan. Yang harus Anda lakukan adalah mendata aset ke lokasi atau individu . Anda harus memastikan bahwa tidak ada yang pernah ditambahkan atau dipindahkan dalam sistem pelacakan aset tanpa log transaksi kedalam sistem pertama.
Umumnya perusahaan sudah memiliki aturan sebuah "choke-point" dimana barang harus melaluinya sebelum mereka dapat diperiksa dalam atau keluar. Ini adalah tempat yang tepat untuk menempatkan PC desktop dengan scanner barcode melekat pada log transaksi. Ini juga akan menjadi tempat di mana aset baru dimasukkan ke dalam sistem. barcode A akan dicetak dan ditempelkan, dan aset akan ditebar di suatu tempat di area.
Jika Anda tidak memiliki data lokasi - Jika Anda tidak memiliki data lokasi penempatan aset Anda pada Daftar Master, Anda harus melakukan inventarisasi aset dari awal. Ini adalah tempat dimana anda harus memakai scanner barcode portabel . Anda memasuki lokasi, dan memindai aset di lokasi itu, menambahkan data deskripsi untuk masing-masing. Kemudian Anda membawa kembali pemindai dan download ke PC, meng-upload data ke perangkat lunak pelacakan aset. Dengan proses tersebut, Anda dapat membuat laporan tentang aset yang ada ke sistem pelacakan aset.
Disiplin dalam pendekatan Anda - Setelah Anda "go live" dengan sistem pelacakan aset, pastikan Anda disiplin dalam pendekatan Anda dalam cara Anda menjalankannya. Berikut adalah beberapa pedoman umum:
* Log semua transaksi - Jika Anda membiarkan aset yang akan dipindahkan dan diperiksa masuk dan keluar tanpa log ke sistem pelacakan aset, Anda akan membatalkan data dalam database. Laporan tidak akan akurat. Bagian ini adalah bagian paling penting dari menjalankan sistem pelacakan aset.
* Pastikan semua peralatan, lokasi telah di tag dengan barcode yang dapat dibaca. Jika scanner Anda tidak dapat membaca barcode, jelas Anda tidak dapat memanfaatkan kecepatan dan akurasi data. Ganti barcode label jika sudah tidak dapat dibaca lagi.
* Menentukan kebijakan perusahaan terhadap Aset. Memiliki aturan dan kebijakan mengenai pergerakan aset berbasis lokasi dalam perusahaan. Biarkan karyawan tahu tentang sistem pelacakan aset dan kebutuhan untuk memiliki akuntabilitas untuk properti perusahaan. Memiliki kebijakan tentang aset karyawan dari kehilangan, dicuri atau salah penempatan.
* Tentukan Penanggung jawab atau Grup - Karena data transaksi (mutasi aset) adalah sangat penting untuk integritas data dalam sistem pelacakan aset, pastikan ada seseorang atau kelompok dalam perusahaan yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan pendataan terhadap aset baru dan perubahan lokasi ke dalam sistem pelacakan aset. Ingat, data aset sistem pelacakan hanya akan akurat jika Anda konsisten dan teliti dalam memasukkan data.
* Verifikasi Data dalam system dengan Melakukan Audit berkala atau secara acak terhadap persediaan aset - Pada umumnya untuk beberapa aset anda yang berbasis lokasi akan berpindah-pindah dari waktu ke waktu. perubahan lokasi kantor, ruang pertemuan divisi dll.
Anda memiliki 2 pilihan untuk meng-update sistem pelacakan aset:o Full Asset Inventory-A inventaris aset penuh meyakinkan bahwa sistem pelacakan aset adalah up to date. Sebagian besar perusahaan membuat jadwal untuk mengecek ketersediaan ini bertepatan dengan akhir tahun . barcode scanner portabel Anda akan sangat penting dalam melakukan hal ini, memungkinkan Anda untuk memindai persediaan lebih dari 100 aset per jam. Adalah disarankan agar Anda melakukan ini setidaknya sekali setahun.
oAudit Perlokasi Berkala - Serupa dengan jumlah persediaan bahan siklus, audit perlokasi secara berkala di lokasi yang dipilih adalah cara yang baik untuk "spot check" keakuratan data dalam sistem pelacakan aset. Kami menyarankan melakukan audit lokasi minimal sekali per kuartal, sebaiknya sekali setiap bulan.
Jadi itulah penjelasan tentang apa sistem pelacakan aset, bagaimana anda memulai, dan bagaimana Anda menjalankan sistem sekali set up. Kami harap artikel ini berguna bagi Anda. Beritahu kami jika Anda memiliki pertanyaan. Kami akan senang untuk membantu.